Preguntas frecuentes
Sistema Interno de Información · Canal de Denuncias de RAO SOCIAL, SL
¿Para qué sirve esta guía?
Responder de manera clara y práctica a las dudas más habituales sobre quién puede informar, qué se puede comunicar, cómo se tramitan las comunicaciones y qué garantías protegen tanto a la persona informante como a la persona afectada.
Marco normativo principal
Ley 2/2023, de 20 de febrero · Directiva (UE) 2019/1937 · Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) · Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) · Real Decreto 1101/2024, de 29 de octubre, en su redacción vigente. Esta guía es informativa y debe leerse conjuntamente con la Política del Sistema Interno de Información, el Procedimiento de gestión de las comunicaciones, el Código Ético y la Política de Privacidad de RAO SOCIAL, SL.
A. El Canal: finalidad, personas usuarias y ámbito
01. ¿Qué es el Canal de Denuncias?
El Canal de Denuncias es una de las vías que integran el Sistema Interno de Información de RAO SOCIAL, SL. Permite comunicar de manera segura posibles infracciones conocidas en un contexto laboral o profesional y facilita que la organización pueda analizarlas, investigarlas cuando corresponda y adoptar medidas correctoras.
El Sistema Interno de Información es más amplio que el Canal: incluye también al Responsable del Sistema, la Política o estrategia de protección de la persona informante y el Procedimiento de gestión de las comunicaciones.
02. ¿Quién puede utilizar el Canal?
Pueden utilizarlo las personas que hayan obtenido información en un contexto laboral o profesional relacionado con RAO SOCIAL. Entre otras:
- Personas trabajadoras, antiguas personas trabajadoras y personas en procesos de selección o negociación precontractual.
- Personas autónomas, accionistas o partícipes y miembros de los órganos de administración, dirección o supervisión.
- Personal de contratistas, subcontratistas y proveedores, así como personas bajo su supervisión o dirección.
- Voluntarios, becarios y personas en períodos de formación, con independencia de que perciban o no remuneración.
La protección legal también puede extenderse, cuando concurran los requisitos, a personas que asistan al informante, compañeros o familiares que puedan sufrir represalias y determinadas personas jurídicas vinculadas.
03. ¿Qué hechos y actuaciones puedo comunicar?
El Canal está destinado principalmente a hechos que puedan quedar dentro del ámbito de la Ley 2/2023 o que constituyan incumplimientos relevantes del Código Ético o de la normativa interna que RAO SOCIAL haya decidido canalizar por esta vía. A título orientativo, pueden incluir:
- Infracciones penales o administrativas graves o muy graves, incluidas las que supongan perjuicio económico para la Hacienda Pública o la Seguridad Social en los términos legales.
- Determinadas infracciones del Derecho de la Unión Europea incluidas en el ámbito de la Directiva (UE) 2019/1937.
- Fraude, corrupción, sobornos, malversación o apropiación indebida de recursos, blanqueo de capitales u otras irregularidades económicas relevantes.
- Conflictos de interés, abusos de poder o actuaciones que comprometan gravemente la integridad de la organización.
- Incumplimientos relevantes en materia de seguridad y salud, medio ambiente, protección de datos, seguridad de la información u otras obligaciones legales aplicables.
- Conductas de acoso, discriminación u otras vulneraciones graves cuando, por su naturaleza, puedan corresponder a este Sistema, sin perjuicio de los protocolos específicos que sean aplicables.
Ámbito legal y ámbito interno
Que RAO SOCIAL admita por el mismo Canal otros incumplimientos éticos o internos no significa que todas estas comunicaciones queden automáticamente amparadas por el régimen específico de protección de la Ley 2/2023. La protección legal debe valorarse caso por caso.
04. ¿Qué cuestiones NO deben utilizar, en principio, este Canal?
No es la vía adecuada, por regla general, para:
- Conflictos puramente interpersonales o discrepancias de gestión ordinaria que afecten exclusivamente a intereses particulares y no revelen una infracción incluida en el ámbito del Sistema.
- Quejas comerciales, reclamaciones de clientes, incidencias de facturación o peticiones de servicio que correspondan a los canales ordinarios de atención al cliente.
- Consultas laborales o de recursos humanos que no supongan una posible infracción y dispongan de un procedimiento específico.
- Emergencias o situaciones de peligro inmediato para la vida o la integridad física, que deben dirigirse a los servicios de emergencia o a la autoridad competente.
Si una comunicación llega al Canal pero corresponde a otro procedimiento interno, podrá ser reconducida de manera segura al circuito adecuado, preservando su confidencialidad.
05. ¿Puedo hacer una consulta sin presentar una comunicación de infracción?
Sí. Se pueden formular consultas, por el mismo canal, relacionadas con el funcionamiento del Sistema o con la manera adecuada de canalizar una situación. Una consulta no se convierte automáticamente en una comunicación de infracción, pero si de su contenido se desprenden hechos que requieren actuación, se aplicará el procedimiento que corresponda.
B. Cómo presentar y seguir una comunicación
06. ¿Puedo presentar la comunicación de forma anónima?
Sí. El Canal permite la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas. RAO SOCIAL no intentará identificar a la persona informante anónima. Para ello, basta con no facilitar datos identificativos en el formulario del canal web (https://codifosc3.canaletic-test.protecdatus.com) o enviar la comunicación por correo postal sin remitente.
Cuando la persona se identifica, su identidad queda sometida a una reserva reforzada y no se comunica a la persona afectada por los hechos. En ambos casos, la comunicación del canal web recibe un código de seguimiento y las respuestas se publican en el espacio de seguimiento, excepto en el caso del correo postal anónimo, en el que no es posible mantener el contacto.
07. ¿Qué formas de comunicación prevé la normativa?
El Sistema Interno de Información debe permitir comunicaciones por escrito o verbalmente, o de ambas formas. La comunicación escrita puede efectuarse por los medios electrónicos habilitados y, si así se ha previsto, por correo postal. La comunicación verbal puede articularse por teléfono o mensajería de voz.
En RAO SOCIAL, las comunicaciones se pueden presentar mediante el formulario seguro del canal web (https://codifosc3.canaletic-test.protecdatus.com). Cuando el canal lo tenga habilitado, también se pueden presentar por locución de voz en el mismo canal o por correo postal a C/BHFUIS FHIS.
A petición de la persona informante, también debe poder celebrarse una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días. Si una comunicación verbal se graba o se transcribe, deben aplicarse las garantías de información, consentimiento y comprobación previstas legalmente.
08. ¿Qué datos debo aportar? ¿Y si no tengo pruebas concluyentes?
Es recomendable explicar los hechos con la máxima concreción posible: qué ha pasado, cuándo, dónde, quién podría estar implicado, cómo se ha tenido conocimiento y qué documentación o personas podrían ayudar a comprobarlos. Se pueden adjuntar documentos, imágenes o grabaciones que ayuden a comprobar los hechos.
No es necesario disponer de pruebas concluyentes. Para quedar protegida en los términos de la Ley 2/2023, la persona informante debe tener motivos razonables para pensar que la información es veraz en el momento de comunicarla y que entra dentro del ámbito de la Ley.
Evita datos innecesarios
No incorpores datos personales de terceros, especialmente datos sensibles, si no son necesarios para entender o investigar los hechos. El Sistema solo debe tratar la información pertinente y proporcionada.
09. ¿Puedo acudir directamente a un canal externo?
Sí. El canal interno es la vía preferente cuando la infracción puede tratarse de manera efectiva dentro de la organización y la persona informante considera que no hay riesgo de represalia, pero no es obligatorio utilizarlo antes de acudir a un canal externo.
La persona informante puede dirigirse a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI), autoridad administrativa independiente (A.A.I.), a la autoridad autonómica competente (en Cataluña, la Oficina Antifraude de Cataluña, en el ámbito de sus competencias) o a otras autoridades sectoriales, según la materia y el ámbito territorial. La autoridad de control de referencia es: Oficina Antifrau de Catalunya. La información pública del Sistema debe indicar de manera clara los canales externos disponibles.
10. ¿Cómo puedo consultar el estado de la comunicación?
Al enviar la comunicación por el canal web se te mostrará un código de seguimiento. Para consultar el estado de la comunicación o aportar aclaraciones o documentación adicional, accede al canal (https://codifosc3.canaletic-test.protecdatus.com) e introduce ese código.
En una comunicación anónima, conservar el código de seguimiento es especialmente importante, porque es el único mecanismo para mantener una comunicación segura sin revelar la identidad.
11. ¿Qué pasa si pierdo el código de seguimiento?
El código de seguimiento no se puede recuperar, porque es precisamente lo que garantiza el anonimato. Si lo pierdes, puedes presentar una nueva comunicación haciendo referencia a la anterior. Si te habías identificado, también puedes contactar con el Responsable del Sistema (Maria puig) por cualquier otra vía habilitada, que valorará qué se puede hacer sin comprometer la confidencialidad.
C. Gestión, admisión, investigación y plazos
12. ¿Quién gestiona el Canal y quién puede acceder a las comunicaciones?
La responsabilidad sobre la tramitación corresponde al Responsable del Sistema Interno de Información designado formalmente por RAO SOCIAL (Maria puig), que debe ejercer sus funciones con independencia y autonomía. Si el Responsable es un órgano colegiado, debe delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión y tramitación de los expedientes.
El acceso a los datos queda restringido, dentro de las funciones legalmente atribuidas, al Responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente; a recursos humanos cuando pueda proceder una medida disciplinaria; a los servicios jurídicos cuando puedan proceder medidas legales; a los encargados del tratamiento designados; y al Delegado de Protección de Datos. Otros accesos solo son lícitos cuando resulten necesarios para adoptar medidas correctoras o tramitar procedimientos sancionadores o penales.
13. ¿Qué pasa cuando se envía una comunicación?
Una vez recibida, la comunicación se registra de manera segura y el Responsable del Sistema realiza un primer análisis para determinar si entra dentro del ámbito del Canal y qué tramitación corresponde. Si se admite, se inician las actuaciones de comprobación o investigación que sean necesarias y proporcionadas.
Durante la tramitación se puede mantener comunicación con la persona informante y solicitar información adicional. Las decisiones y actuaciones relevantes deben quedar documentadas con acceso restringido y respetando la confidencialidad de todas las partes.
14. ¿Cuándo se puede inadmitir o archivar una comunicación?
El Procedimiento interno puede prever la inadmisión o el archivo cuando los hechos sean manifiestamente ajenos al ámbito del Sistema, carezcan de toda verosimilitud, sean meras opiniones o rumores sin ningún elemento concreto, la comunicación sea manifiestamente abusiva o formulada sabiendo que los hechos son falsos, la información se haya obtenido cometiendo un delito (en cuyo caso se remitirá al Ministerio Fiscal) o no aporte ninguna información nueva y significativa respecto de una comunicación anterior ya archivada.
Ahora bien, la falta de pruebas concluyentes no es, por sí sola, motivo de inadmisión. Tampoco se puede confundir una información que finalmente no se confirma con una comunicación falsa o de mala fe.
15. ¿Qué plazos se aplican?
Como regla general, se enviará un acuse de recibo dentro de los siete días naturales siguientes a la recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
El plazo máximo ordinario para dar respuesta a las actuaciones de investigación es de tres meses desde la recepción de la comunicación. Si no se ha enviado acuse de recibo, el cómputo se hace desde el vencimiento de los siete días posteriores a la comunicación. En casos de especial complejidad, el plazo se puede ampliar hasta un máximo de tres meses adicionales.
16. ¿Se me informará del resultado de la investigación?
Cuando sea posible y la persona informante haya facilitado una vía segura de contacto o disponga del espacio de seguimiento, se le comunicará la finalización de las actuaciones y las conclusiones principales que puedan ser informadas.
Esta información no obliga a revelar datos confidenciales de terceros, detalles de medidas disciplinarias, información protegida por secreto profesional o actuaciones que puedan perjudicar investigaciones o procedimientos en curso.
17. ¿Qué pasa si los hechos pueden constituir un delito?
Cuando los hechos puedan ser indiciariamente constitutivos de delito, la información debe remitirse inmediatamente al Ministerio Fiscal. Si afectan a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
18. ¿Constan todas las comunicaciones en un registro?
Sí. RAO SOCIAL mantiene un libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, con garantías estrictas de confidencialidad. Este registro no es público y solo puede ser accesible en los supuestos legalmente previstos.
D. Confidencialidad, protección y derechos
19. ¿La persona afectada sabrá quién ha hecho la comunicación?
No. La persona a la que se refieren los hechos no será informada de la identidad de la persona informante.
La identidad de una persona informante identificada solo se puede comunicar a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Antes de revelarla, se informará a la persona informante, salvo que esa comunicación pueda comprometer la investigación o el procedimiento.
Todas las personas que, por razón de sus funciones, conozcan las comunicaciones están obligadas a guardar secreto sobre la identidad de la persona informante y sobre la información a la que tengan acceso. Vulnerar este deber es una infracción muy grave de la Ley 2/2023.
20. ¿Qué derechos tiene la persona afectada por los hechos?
La persona afectada conserva el derecho a la presunción de inocencia, el derecho de defensa, a ser oída y a la protección de su honor. Debe ser informada de las acciones u omisiones que se le atribuyen en el momento y la forma que permitan preservar el buen fin de la investigación.
También puede ejercer los derechos reconocidos por la normativa de protección de datos, con los límites y particularidades aplicables al Sistema. El ejercicio de estos derechos no permite, en ningún caso, conocer la identidad de la persona informante.
21. ¿Puedo sufrir represalias por haber informado?
No se permiten represalias, ni amenazas o tentativas de represalia, contra las personas que comuniquen información en las condiciones legalmente protegidas.
Pueden considerarse represalias, entre otras, un despido o sanción motivados por la comunicación, una degradación, la denegación injustificada de un ascenso o formación, intimidación, acoso, ostracismo, daño reputacional, pérdidas económicas, inclusión en listas negras o cualquier trato desfavorable vinculado a la condición de informante.
22. ¿Qué condiciones debo cumplir para quedar protegido/a?
La protección de la Ley 2/2023 exige, esencialmente, que la persona tenga motivos razonables para pensar que la información es veraz en el momento de comunicarla, aunque no aporte pruebas concluyentes, y que la comunicación se haya efectuado conforme a los requisitos previstos legalmente.
No quedan amparadas, entre otras, las informaciones que sean simples rumores, las que afecten exclusivamente a conflictos interpersonales fuera del ámbito legal o las que se refieran a hechos no comprendidos en el ámbito de la Ley.
23. ¿Qué pasa si se presenta una comunicación sabiendo que es falsa?
Comunicar o revelar públicamente información sabiendo que es falsa es una infracción muy grave de la Ley 2/2023. Para personas físicas, las infracciones muy graves pueden conllevar multas de 30.001 a 300.000 euros, sin perjuicio de las responsabilidades laborales, civiles o penales que puedan corresponder.
No confundir error con mala fe
Una comunicación de buena fe que finalmente no se pueda acreditar no se convierte automáticamente en una comunicación falsa. La mala fe exige un elemento consciente o abusivo que debe valorarse en cada caso.
24. Si he participado en los hechos, ¿puedo informar igualmente?
Sí, el hecho de haber participado en una posible infracción no impide necesariamente informar. En determinados procedimientos administrativos, la Ley 2/2023 prevé que el órgano competente pueda acordar la exención o la atenuación de la sanción cuando la persona que ha participado en la infracción informa antes de que se le notifique el inicio de un procedimiento de investigación o sancionador y se cumplen los requisitos legales. Esta posibilidad no es automática ni elimina responsabilidades penales que puedan existir.
E. Protección de datos y conservación de la información
25. ¿Cómo se tratan los datos personales del Canal?
RAO SOCIAL, SL, como organización que implanta el Sistema Interno de Información, es responsable del tratamiento de los datos personales del Sistema. Los proveedores que traten datos por cuenta de RAO SOCIAL actuarán con el rol que corresponda según el servicio efectivamente prestado y, cuando gestionen el Sistema como tercero externo, tendrán la consideración de encargados del tratamiento en los términos previstos por la Ley 2/2023 y el artículo 28 del RGPD. El proveedor de la plataforma, PROTECDATUS Consultors, SL, actúa como encargado del tratamiento.
Solo deben tratarse datos personales que sean necesarios para conocer e investigar los hechos. Los datos manifiestamente irrelevantes deben eliminarse sin dilación, y se aplican reglas específicas a las categorías especiales de datos.
26. ¿Durante cuánto tiempo se conservan los datos?
Los datos pueden conservarse en el sistema de recepción solo durante el tiempo imprescindible para decidir si se inicia una investigación. Si transcurren tres meses desde la recepción sin que se hayan iniciado actuaciones de investigación, deben suprimirse del sistema, excepto si se conserva evidencia anonimizada de su funcionamiento.
Si se acredita que la información no es veraz, se suprime inmediatamente, salvo que esa falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal.
Los datos necesarios para una investigación iniciada pueden conservarse fuera del sistema durante el tiempo necesario y proporcionado. Los datos personales incorporados al libro-registro no pueden conservarse, en ningún caso, por un período superior a diez años.
27. ¿Puedo ejercer mis derechos de protección de datos?
Sí. Las personas interesadas pueden ejercer los derechos previstos en los artículos 15 a 22 del RGPD, de acuerdo con las particularidades del Sistema Interno de Información. Esto incluye los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y, cuando resulte aplicable según la naturaleza del tratamiento, el resto de los derechos previstos por el RGPD.
En todo caso, estos derechos no permiten a la persona afectada conocer la identidad de la persona informante. Si la persona afectada ejerce el derecho de oposición, la Ley establece una presunción, salvo prueba en contrario, de la existencia de motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento.
F. Otras vías e información complementaria
28. ¿Qué diferencia hay entre canal interno, canal externo y revelación pública?
El canal interno es la vía integrada en el Sistema Interno de Información de RAO SOCIAL, SL. El canal externo es el que gestionan las autoridades competentes, como la AIPI, la Oficina Antifraude de Cataluña o las demás autoridades autonómicas o sectoriales. La revelación pública consiste en poner la información a disposición del público y solo queda protegida en los supuestos y condiciones específicos establecidos por la Ley.
La persona informante puede elegir la vía más adecuada según las circunstancias, pero la revelación pública tiene requisitos específicos que no deben equipararse a una comunicación interna o externa.
29. ¿Dónde puedo consultar la información completa del Sistema?
En la web de RAO SOCIAL y en los espacios corporativos habilitados deben estar disponibles, de manera clara y accesible, la información esencial sobre el uso del Canal, la Política o estrategia del Sistema Interno de Información, el Procedimiento de gestión de las comunicaciones, la Política de Privacidad y la información sobre canales externos competentes.
Esta guía tiene finalidad informativa y divulgativa y no constituye asesoramiento jurídico individualizado. Debe leerse conjuntamente con la Política del Sistema Interno de Información, el Procedimiento de gestión de las comunicaciones y la Política de Privacidad de RAO SOCIAL, SL. La versión vigente estará identificada y será accesible.