Procedimiento de gestión
Canal de Denuncias · Sistema Interno de Información de RAO SOCIAL, SL
Contenido
Funcionamiento interno del Canal: gobernanza, vías de presentación, fases, plazos, garantías y tratamiento de datos.
1. Objeto y ámbito de aplicación
Este Procedimiento regula el funcionamiento interno del Canal de Denuncias de RAO SOCIAL, SL (en adelante, «RAO SOCIAL»), integrado en su Sistema Interno de Información, de acuerdo con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y con la Directiva (UE) 2019/1937.
El Canal está a disposición de las personas que hayan obtenido información en un contexto laboral o profesional: personal laboral, directivos, miembros de los órganos de administración o supervisión, accionistas o partícipes, personas autónomas, contratistas, subcontratistas y proveedores, así como personas con relaciones ya finalizadas, voluntarias, becarias, en formación o que hayan obtenido la información durante un proceso de selección o negociación precontractual.
RAO SOCIAL también puede admitir comunicaciones relativas a posibles incumplimientos de su Código Ético y de Conducta o de otra normativa interna. Cuando los hechos comunicados queden fuera del ámbito material del artículo 2 de la Ley 2/2023, su tramitación interna no conllevará, por sí sola, la aplicación del régimen específico de protección previsto en esta Ley.
Criterio de protección
La protección legal se vincula al ámbito material y personal de la Ley 2/2023 y a la existencia de motivos razonables para considerar veraz la información comunicada.
2. Gobernanza del Sistema
gdsgw, gfsgqs, designa a la persona física Responsable del Sistema Interno de Información (en adelante, el «Responsable del Sistema»), que ejerce sus funciones con independencia y autonomía, sin recibir instrucciones de ningún tipo y con los medios personales y materiales necesarios. Actualmente, el Responsable del Sistema es: Maria puig.
En el sector privado, la persona designada debe cumplir los requisitos del artículo 8 de la Ley 2/2023. Cuando sea compatible con la estructura de la entidad, esta función puede recaer en la persona responsable de cumplimiento normativo o de integridad, siempre que se eviten conflictos de interés.
El nombramiento y el cese del Responsable del Sistema deben comunicarse a la autoridad competente (Oficina Antifrau de Catalunya) dentro de los diez días hábiles siguientes; en caso de cese, deben indicarse las razones que lo han motivado.
Para cada comunicación admitida se puede designar a una persona instructora, que puede ser el propio Responsable del Sistema u otra persona debidamente autorizada y sin conflicto de interés.
Si la comunicación afecta al Responsable del Sistema o este tiene un conflicto de interés, se abstendrá de intervenir y gdsgw designará a otra persona, interna o externa, para que la gestione.
Cuando la naturaleza o complejidad de los hechos lo aconseje, determinadas actuaciones de investigación pueden encargarse a profesionales externos sujetos a estrictos deberes de confidencialidad, secreto y protección de datos, sin que esta externalización altere la responsabilidad del Responsable del Sistema.
3. Vías de presentación de las comunicaciones
Las comunicaciones se pueden presentar, de forma identificada o anónima, por las siguientes vías:
- por el formulario seguro del canal web, en la dirección https://codifosc3.canaletic-test.protecdatus.com;
- cuando el canal lo tenga habilitado, mediante la locución de un mensaje de voz en el mismo canal web;
- cuando el canal lo tenga habilitado, por correo postal, a C/BHFUIS FHIS, a la atención del Responsable del Sistema; y
- mediante una reunión presencial, cuando la persona informante lo solicite, dentro del plazo máximo legal de siete días.
Para comunicar de forma anónima basta con no facilitar datos identificativos en el canal web o con enviar el correo postal sin remitente. RAO SOCIAL no intentará en ningún caso averiguar su identidad. El acceso a las comunicaciones del canal queda restringido al Responsable del Sistema.
Cuando una comunicación verbal se documente mediante grabación o transcripción, se informará previamente a la persona informante del tratamiento de sus datos y, cuando corresponda, se recabará su consentimiento. Si se elabora una transcripción, se le ofrecerá la posibilidad de comprobarla, rectificarla y aceptarla.
En todas las vías deben aplicarse garantías equivalentes de confidencialidad, integridad, seguridad de la información y protección de la identidad.
4. Fases del procedimiento
4.1 Recepción y acuse de recibo
Recibida la comunicación, se inscribe en el Libro Registro, se le asigna un número de referencia y se acusa recibo a la persona informante en el plazo máximo de siete días naturales, salvo que no haya facilitado ninguna vía de contacto o que el acuse pueda comprometer la confidencialidad o la protección de su identidad.
4.2 Análisis preliminar y decisión sobre la admisión
El Responsable del Sistema efectúa un análisis preliminar de los hechos y decide, de manera diligente y sin dilaciones indebidas, si la comunicación se admite a trámite, se inadmite, se deriva a otra autoridad o requiere información adicional. La decisión se comunica a la persona informante siempre que sea posible y haya facilitado un medio seguro de contacto.
4.3 Investigación
En caso de admisión, la persona instructora lleva a cabo las actuaciones necesarias para comprobar los hechos, incluyendo la recogida de documentación, las entrevistas y cualquier otro medio de prueba lícito y pertinente.
La investigación respeta en todo momento la presunción de inocencia, el honor, el derecho de defensa y la confidencialidad. La persona afectada será informada de los hechos que se le atribuyen y tendrá derecho a ser oída en el momento y la forma que permitan preservar el buen fin de la investigación, sin que se le revele la identidad de la persona informante.
4.4 Cierre del expediente y comunicación del resultado
Finalizada la investigación, la persona instructora elabora un informe que recoge los hechos analizados, las actuaciones practicadas, las conclusiones y, en su caso, las medidas correctoras, disciplinarias o legales propuestas.
La persona informante recibe información sobre la finalización de las actuaciones y las conclusiones principales, dentro de los límites derivados de la confidencialidad, la protección de datos y los derechos de las personas afectadas.
5. Plazos
El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación es de tres meses desde la recepción de la comunicación. Si no se hubiera remitido acuse de recibo, el cómputo se inicia al vencer el plazo de siete días naturales posterior a la comunicación.
En casos de especial complejidad, y siempre que la ampliación esté debidamente motivada, el plazo se puede ampliar hasta un máximo de tres meses adicionales.
6. Confidencialidad y protección de la identidad
La identidad de la persona informante y cualquier dato que permita su identificación directa o indirecta se mantendrán reservados. No se comunicarán a la persona afectada ni a terceros ajenos a la tramitación.
La identidad solo podrá ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, con las salvaguardas establecidas por la normativa. Antes de revelarla, se informará a la persona informante, salvo que ello pueda comprometer la investigación o el procedimiento judicial.
Si una comunicación llega por un canal distinto de los habilitados o la recibe una persona que no es responsable de su tratamiento, esta deberá preservar estrictamente su confidencialidad y remitirla inmediatamente, sin alterarla, al Responsable del Sistema.
El acceso a la información queda limitado al Responsable del Sistema y a las personas que, por razón de sus funciones y en los supuestos legalmente previstos, deban intervenir en la gestión, investigación, adopción de medidas o asesoramiento jurídico.
7. Protección frente a represalias
RAO SOCIAL prohíbe expresamente cualquier represalia, amenaza de represalia o tentativa de represalia contra las personas que comuniquen información amparada por la Ley 2/2023 y tengan motivos razonables para considerar que, en el momento de comunicarla, la información era veraz y entraba dentro de su ámbito de aplicación.
Esta protección se extiende, cuando corresponda, a las personas que asistan a la persona informante, a compañeros o familiares que puedan sufrir represalias y a determinadas personas jurídicas vinculadas en un contexto laboral o profesional.
Se consideran represalias, entre otras, el despido o la no renovación injustificada, la degradación, la denegación de formación o promoción, las evaluaciones negativas injustificadas y cualquier perjuicio laboral o profesional motivado por la comunicación.
8. Criterios de inadmisión
Se podrá inadmitir una comunicación, mediante decisión motivada, cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias:
- los hechos relatados carezcan manifiestamente de verosimilitud o de fundamento mínimo;
- los hechos no tengan relación con el ámbito del Canal ni con ningún incumplimiento que RAO SOCIAL haya decidido gestionar internamente;
- la comunicación se refiera exclusivamente a un conflicto interpersonal sin relevancia para el ámbito material del Sistema;
- la información sea meramente rumorológica, esté completamente disponible al público o no aporte elementos mínimos que permitan cualquier actuación;
- reproduzca una comunicación anterior ya resuelta sin aportar información nueva y significativa; o
- la información se haya obtenido cometiendo un delito; en este caso, se dará traslado al Ministerio Fiscal.
La falta de pruebas concluyentes no es, por sí sola, causa de inadmisión cuando la persona informante tenga motivos razonables para considerar veraz la información comunicada.
9. Derivación y canales externos
Cuando los hechos puedan ser indiciariamente constitutivos de delito, la información se remite inmediatamente al Ministerio Fiscal. Si pueden afectar a los intereses financieros de la Unión Europea, se remite a la Fiscalía Europea.
La persona informante puede acudir directamente a un canal externo, sin necesidad de haber utilizado previamente el Canal interno de RAO SOCIAL.
En Cataluña, la Oficina Antifraude de Cataluña ejerce las funciones de canal externo y de autoridad competente en su ámbito territorial, incluidas las comunicaciones relativas a entidades del sector privado cuando el incumplimiento se circunscribe a Cataluña. La Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI), autoridad administrativa independiente (A.A.I.), en funcionamiento desde el 1 de septiembre de 2025, ejerce las competencias estatales y las que corresponden a los supuestos previstos por la Ley 2/2023, entre otros cuando una infracción del sector privado produce efectos en más de una comunidad autónoma. La autoridad de control de referencia es: Oficina Antifrau de Catalunya.
Información accesible
La información sobre los canales externos competentes debe estar disponible de manera clara y fácilmente accesible para las personas que utilizan el Canal interno, en el documento «Canales externos de información» de RAO SOCIAL.
10. Tratamiento de datos personales y conservación
El tratamiento de datos personales en el marco del Canal se rige por la Ley 2/2023, el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y la Política de Privacidad del Sistema Interno de Información de RAO SOCIAL.
No se recogerán ni conservarán datos que no sean adecuados, pertinentes y necesarios para analizar los hechos. Los datos obtenidos accidentalmente y que no resulten necesarios se eliminarán sin dilación indebida.
Las categorías especiales de datos que no sean necesarias para la investigación se suprimirán inmediatamente; cuando sean necesarias, el tratamiento se amparará en el artículo 9.2.g del RGPD, de acuerdo con el artículo 30.5 de la Ley 2/2023.
Si se acredita que la información facilitada, o una parte, no es veraz, se suprimirá inmediatamente desde el momento en que se tenga constancia, salvo que esa falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal; en este caso, se conservará durante el tiempo necesario para la tramitación del procedimiento judicial.
Los datos incluidos en el sistema de gestión solo se conservarán durante el tiempo imprescindible para decidir si procede iniciar una investigación. Si transcurren tres meses desde la recepción sin que se hayan iniciado actuaciones de investigación, deberán suprimirse del sistema, salvo que la conservación sea necesaria para dejar evidencia del funcionamiento del Sistema; en este caso, la información que no haya dado lugar a actuaciones solo podrá constar de forma anonimizada.
RAO SOCIAL mantiene un Libro Registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, con carácter confidencial y no público. Los datos personales del registro solo se conservarán durante el período necesario y proporcionado y, en ningún caso, durante más de diez años.
11. Medidas correctoras y régimen disciplinario
Cuando la investigación confirme los hechos comunicados, RAO SOCIAL adoptará las medidas necesarias para corregirlos, hacer cesar la conducta y prevenir su reiteración. Si corresponde, aplicará las medidas disciplinarias previstas en el convenio colectivo, la normativa laboral y la normativa interna aplicables.
Una comunicación que finalmente no se confirme no generará responsabilidad para la persona informante cuando esta haya actuado con motivos razonables para considerar veraz la información. En cambio, una comunicación deliberadamente falsa o formulada con conocimiento de su falsedad podrá dar lugar a las medidas que legalmente correspondan.
12. Revisión y actualización
Este Procedimiento se revisará periódicamente y, en todo caso, cuando se produzcan cambios normativos, criterios de las autoridades competentes, modificaciones organizativas o incidencias en el funcionamiento del Sistema que hagan necesaria su actualización.
Marco normativo y orientativo de referencia
Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019.
Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
Real Decreto 1101/2024, de 29 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I.
Orden PJC/908/2025, de 8 de agosto, que fija el 1 de septiembre de 2025 como fecha de puesta en funcionamiento de la AIPI.
Recomendación 1/2026 (v2) de la AIPI para el diseño y la implementación de un Sistema Interno de Información (orientación no vinculante).
13. Aprobación y control de versiones
De acuerdo con el artículo 5.2.h de la Ley 2/2023, este Procedimiento lo aprueba gdsgw, gfsgqs, con consulta previa a la representación legal de las personas trabajadoras cuando la haya.
| Fecha de implantación | 8 de octubre de 2026 |
| Última revisión de la documentación | 8 de octubre de 2026 |
| Órgano que aprueba | gdsgw, gfsgqs de RAO SOCIAL, SL |
| Responsable del Sistema | Maria puig |
| Revisión prevista | Como mínimo cada año y siempre que haya cambios normativos u organizativos |
Este Procedimiento regula el funcionamiento interno del Canal de Denuncias de RAO SOCIAL, SL y debe leerse conjuntamente con la Política del Sistema Interno de Información, el Código Ético y de Conducta y la Política de Privacidad. La versión vigente estará identificada y será accesible.