Condicions d'ús
Sistema Intern d'Informació · Canal de Denúncies de RAO SOCIAL, SL
Objecte del document
Establir les condicions d'accés i ús correcte del Canal, explicar què es pot comunicar, com es tramiten les informacions i quines garanties corresponen a la persona informant i a les persones afectades.
Aquest document complementa la Política del Sistema Intern d'Informació, el Procediment de gestió de les comunicacions, el Codi Ètic i la Política de Privacitat aplicables. En cas de discrepància, prevaldran la normativa vigent i els documents interns aprovats formalment per RAO SOCIAL, SL.
1. Objecte i marc normatiu
El Canal de Denúncies, al qual s'accedeix a través de https://codifosc3.canaletic-test.protecdatus.com, constitueix la via principal d'accés al Sistema Intern d'Informació de RAO SOCIAL, SL (d'ara endavant, «RAO SOCIAL»). El Canal de Denúncies és, per tant, una part del Sistema Intern d'Informació i no substitueix la Política del Sistema, el Responsable del Sistema ni el Procediment de gestió de les comunicacions.
La seva finalitat és facilitar una via segura perquè les persones que hagin obtingut informació en un context laboral o professional puguin comunicar possibles infraccions, amb garanties de confidencialitat, protecció de dades, independència en la gestió i prohibició de represàlies.
El marc normatiu principal de referència és:
- Directiva (UE) 2019/1937, de 23 d'octubre de 2019, relativa a la protecció de les persones que informen sobre infraccions del Dret de la Unió.
- Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
- Reglament (UE) 2016/679, de 27 d'abril de 2016, general de protecció de dades (RGPD).
- Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals (LOPDGDD).
- Normativa penal, administrativa, laboral, sectorial i de protecció de dades que resulti aplicable als fets comunicats.
Terminologia
En aquest document s'utilitzen preferentment les expressions «persona informant» i «comunicació». L'expressió «Canal de Denúncies» es manté com a denominació divulgativa i comprensible per a les persones usuàries.
2. Qui pot utilitzar el Canal i què s'hi pot comunicar
2.1. Persones que poden informar
Poden utilitzar el Sistema les persones físiques que hagin obtingut informació sobre possibles infraccions en un context laboral o professional. Això inclou, entre d'altres, persones treballadores, autònomes, accionistes o partícips, membres dels òrgans d'administració, direcció o supervisió, persones que treballin per a contractistes, subcontractistes o proveïdors, així com persones amb una relació ja finalitzada, voluntaris, becaris, persones en formació i candidats en processos de selecció o negociació precontractual.
Les mesures de protecció previstes per la Llei 2/2023 s'estenen també, quan escaigui, a les persones següents:
- els representants legals de les persones treballadores en l'exercici de les seves funcions d'assessorament i suport a la persona informant;
- les persones físiques que, en el marc de l'organització en què presti serveis la persona informant, l'assisteixin en el procés;
- les persones físiques relacionades amb la persona informant que puguin patir represàlies, com ara companys de feina o familiars; i
- les persones jurídiques per a les quals treballi la persona informant, o amb les quals mantingui qualsevol altre tipus de relació en un context laboral o en què tingui una participació significativa.
RAO SOCIAL podrà admetre altres comunicacions relacionades amb l'ètica, el compliment o la normativa interna. Això no implica, però, que totes aquestes comunicacions quedin automàticament protegides pel règim específic de la Llei 2/2023; caldrà valorar-ne el contingut i l'àmbit legal aplicable.
2.2. Fets que poden ser objecte de comunicació
El Canal està destinat principalment a comunicar:
- Accions o omissions incloses en l'àmbit material de la Llei 2/2023, especialment determinades infraccions del Dret de la Unió Europea.
- Fets que puguin ser constitutius d'infracció penal.
- Fets que puguin ser constitutius d'infracció administrativa greu o molt greu, incloses les que impliquin perjudici econòmic per a la Hisenda Pública o la Seguretat Social en els termes legals.
- Altres incompliments del Codi Ètic o de la normativa interna que RAO SOCIAL hagi decidit canalitzar a través del mateix Sistema.
2.3. Comunicacions que poden requerir un altre canal
Les reclamacions estrictament interpersonals, les discrepàncies de gestió ordinària o els conflictes que afectin exclusivament interessos particulars no queden, per regla general, dins del règim de protecció de la Llei 2/2023. Quan existeixi un canal específic de recursos humans, prevenció, assetjament, consum, protecció de dades o atenció al client, la comunicació podrà ser reconduïda al procediment corresponent, sense perjudici que una anàlisi del cas determini que els fets també entren en l'àmbit de la Llei 2/2023.
3. Principis d'ús: voluntarietat, bona fe i veracitat raonable
L'ús del Canal és voluntari. La persona informant no ha d'aportar proves concloents per quedar protegida, però ha de tenir motius raonables per pensar que la informació és veraç en el moment de comunicar-la i que els fets poden entrar dins l'àmbit de protecció legal.
Important
Que una comunicació no pugui acreditar-se posteriorment no significa, per si sol, que sigui falsa ni que s'hagi formulat de mala fe. La protecció depèn de la raonabilitat i bona fe existents en el moment de comunicar els fets.
No queda emparada per la protecció legal la comunicació o revelació pública formulada sabent que la informació és falsa. La Llei 2/2023 tipifica aquesta conducta com a infracció molt greu i, quan la persona responsable és física, preveu multes de 30.001 a 300.000 euros, sens perjudici d'altres responsabilitats que puguin correspondre.
Pel que fa a l'obtenció de la informació, la protecció legal no eximeix de responsabilitat quan l'adquisició o l'accés a la informació constitueixi per si mateix un delicte. Tampoc cobreix altres actuacions alienes a la comunicació que no siguin necessàries per revelar una infracció.
La persona informant ha de procurar facilitar informació concreta, rellevant i proporcionada, evitant incorporar dades personals de tercers que no siguin necessàries per entendre o investigar els fets.
4. Com presentar una comunicació
La comunicació es pot presentar, de manera identificada o anònima, a través del formulari segur del canal web (https://codifosc3.canaletic-test.protecdatus.com). Quan el canal ho tingui habilitat, també es pot fer mitjançant la locució d'un missatge de veu al mateix canal o per correu postal a C/BHFUIS FHIS, a l'atenció del Responsable del Sistema. L'anonimat no impedeix la recepció ni la tramitació de la comunicació.
Cada comunicació presentada pel canal web rep un codi de seguiment, que es mostra en el moment d'enviar-la i permet consultar-ne l'estat, rebre les respostes i aportar informació addicional sense necessitat d'identificar-se. Qui vulgui comunicar de manera anònima només ha de no facilitar dades identificatives; si es presenta per correu postal sense remitent, RAO SOCIAL no s'hi podrà posar en contacte. RAO SOCIAL no intentarà en cap cas esbrinar la identitat de la persona informant anònima.
Quan la persona informant s'identifiqui, podrà indicar un domicili, una adreça electrònica o un altre lloc segur a efectes de rebre notificacions.
Per la mateixa via també es poden formular consultes sobre l'ús del Canal o sobre l'abast de la protecció de la persona informant. Les consultes no tenen la consideració de comunicació d'una infracció.
Si la persona informant sol·licita una reunió presencial, s'aplicaran les garanties previstes legalment i la reunió s'haurà de facilitar dins del termini màxim de set dies. Si una comunicació verbal es grava o es transcriu, la persona informant serà informada prèviament i podrà comprovar, rectificar i acceptar la transcripció quan correspongui.
Recomanació pràctica
Conserveu el codi de seguiment en un lloc segur: és l'única manera d'accedir a la vostra comunicació i no es pot recuperar. No el compartiu amb tercers que no hagin d'intervenir en la comunicació.
5. Recepció, investigació i terminis
El Responsable del Sistema (Maria puig) respon de la tramitació diligent de les informacions i actua amb independència i autonomia en l'exercici de les seves funcions.
Com a regles generals del procediment:
- S'enviarà un acusament de recepció dins dels set dies naturals següents a la recepció, llevat que això pugui posar en perill la confidencialitat de la comunicació.
- Es podrà mantenir comunicació amb la persona informant i sol·licitar-li informació addicional quan sigui necessari.
- El termini màxim ordinari per donar resposta a les actuacions d'investigació és de tres mesos. En casos d'especial complexitat, es pot ampliar fins a un màxim de tres mesos addicionals.
- La persona afectada pels fets serà informada i escoltada en el moment i la forma que permetin preservar el bon fi de la investigació.
- Si els fets poguessin ser constitutius de delicte, se'n donarà trasllat al Ministeri Fiscal; si afecten els interessos financers de la Unió Europea, es remetran a la Fiscalia Europea.
La resposta a la persona informant no implica necessàriament revelar informació reservada sobre investigacions internes, dades de tercers, mesures disciplinàries o actuacions que estiguin subjectes a deures de confidencialitat.
6. Garanties de la persona informant
El Sistema s'ha de gestionar de manera segura i amb les garanties següents:
- Confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercer esmentat, així com de les actuacions de gestió i investigació.
- Possibilitat de presentar i tramitar comunicacions anònimes, sense intentar identificar la persona informant anònima.
- Accés restringit a les persones legalment autoritzades i aplicació de mesures tècniques i organitzatives de seguretat.
- Independència, imparcialitat i absència de conflictes d'interès en la gestió.
- Prohibició de represàlies, incloses les amenaces i temptatives de represàlia, quan concorrin les condicions legals de protecció.
La identitat de la persona informant que s'hagi identificat no es comunicarà a la persona a qui es refereixen els fets. Només podrà revelar-se a l'autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l'autoritat administrativa competent en el marc d'una investigació penal, disciplinària o sancionadora i amb les garanties legalment previstes.
Protecció davant represàlies
La protecció pot abastar, entre altres supòsits, acomiadaments o sancions injustificades, degradacions, denegació d'ascensos o formació, intimidació, assetjament, dany reputacional, inclusió en llistes negres, pèrdues econòmiques o qualsevol tracte desfavorable motivat per haver comunicat informació en les condicions legalment protegides.
7. Drets i garanties de la persona afectada
La protecció de la persona informant és compatible amb els drets de la persona a qui s'atribueixen els fets. Durant la tramitació, la persona afectada conserva el dret a la presumpció d'innocència, al dret de defensa, a ser escoltada, a l'honor i al tractament confidencial de les seves dades.
La informació sobre els fets s'ha de facilitar en el moment i forma adequats per no comprometre la investigació ni facilitar l'ocultació, destrucció o alteració de proves. En cap cas se li revelarà la identitat de la persona informant.
8. Canals externs i llibertat d'elecció
L'existència del Canal intern no impedeix acudir directament als canals externs de les autoritats competents. La Llei 2/2023 preveu el canal extern de l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant (AIPI), autoritat administrativa independent (A.A.I.), així com els canals de les autoritats autonòmiques o sectorials que resultin competents (a Catalunya, l'Oficina Antifrau de Catalunya, en l'àmbit de les seves competències) i, quan correspongui, de les institucions, òrgans o organismes de la Unió Europea. L'autoritat de control de referència és: Oficina Antifrau de Catalunya.
RAO SOCIAL facilitarà informació clara i accessible sobre aquests canals externs dins de la informació pública del Sistema Intern d'Informació.
9. Protecció de dades personals
RAO SOCIAL, SL, com a organització que implanta el Sistema Intern d'Informació, és responsable del tractament de les dades personals associades a les comunicacions, sense perjudici dels encàrrecs de tractament o altres rols que corresponguin als proveïdors tecnològics segons els serveis efectivament prestats i els contractes formalitzats.
Els proveïdors que tractin dades personals per compte de RAO SOCIAL hauran d'actuar com a encarregats del tractament en els termes de l'article 28 del RGPD i únicament d'acord amb instruccions documentades, amb obligacions de confidencialitat i seguretat.
L'accés a les dades del Sistema queda limitat, dins de les seves funcions, a les persones legalment habilitades, entre les quals poden trobar-se:
- el Responsable del Sistema i la persona que el gestioni directament;
- la funció de recursos humans o l'òrgan competent, només quan puguin procedir mesures disciplinàries;
- els serveis jurídics, quan puguin procedir mesures legals;
- els encarregats del tractament que s'hagin designat;
- el Delegat de Protecció de Dades, quan correspongui.
No s'han de tractar dades personals que no siguin necessàries per conèixer i investigar els fets. Les dades innecessàries s'han de suprimir sense dilació i s'aplicaran les regles específiques previstes legalment per a les categories especials de dades.
Les dades només es conservaran dins del sistema de recepció durant el temps imprescindible per decidir si s'inicia una investigació. Si transcorren tres mesos des de la recepció sense que s'hagin iniciat actuacions d'investigació, s'hauran de suprimir del sistema, llevat de conservar evidència anonimitzada del seu funcionament. Les dades de les investigacions iniciades podran conservar-se fora del sistema durant el temps necessari i proporcionat, i el llibre-registre no podrà conservar dades personals per un període superior a deu anys.
La informació completa sobre finalitats, bases jurídiques, destinataris, conservació i exercici de drets consta a la Política de Privacitat del Sistema Intern d'Informació de RAO SOCIAL, SL.
10. Titularitat i suport tècnic del programari
El Canal funciona amb el programari lliure GlobaLeaks, desplegat i mantingut per PROTECDATUS Consultors, SL, que presta el suport tècnic del Canal i actua com a encarregada del tractament per compte de RAO SOCIAL, SL.
RAO SOCIAL mantindrà actualitzada aquesta informació en cas de canvi de proveïdor, plataforma o servei de suport.
11. Cookies, seguretat i disponibilitat del portal
El portal no utilitza cookies. Si en el futur s'incorporessin cookies o tecnologies similars que requerissin informació o consentiment, RAO SOCIAL actualitzarà aquest avís abans d'utilitzar-les.
RAO SOCIAL i els seus proveïdors aplicaran les mesures tècniques i organitzatives necessàries per preservar la confidencialitat, integritat i disponibilitat de la informació, sense que això permeti garantir una disponibilitat absoluta i ininterrompuda davant incidències tècniques, manteniments o causes de força major.
12. Acceptació, actualització i prevalença
L'accés i ús del Canal implica que la persona usuària ha tingut la possibilitat de conèixer aquestes condicions. Aquestes condicions no poden limitar els drets i garanties reconeguts per la Llei 2/2023, el RGPD o la resta de normativa aplicable.
RAO SOCIAL podrà actualitzar aquest document per adaptar-lo a canvis normatius, criteris de les autoritats competents, modificacions del Procediment de gestió o canvis tècnics de la plataforma. La versió vigent haurà d'estar identificada i ser fàcilment accessible des del Canal.
Control de versió
| Implantació | 8 d’octubre del 2026 |
| Darrera revisió de la documentació | 8 d’octubre del 2026 |
Aquest document té finalitat informativa i divulgativa i no constitueix assessorament jurídic individualitzat. Aquestes condicions no poden limitar els drets i garanties reconeguts per la Llei 2/2023, el RGPD o la resta de normativa aplicable. La versió vigent estarà identificada i serà accessible des del Canal.