Condiciones de uso
Sistema Interno de Información · Canal de Denuncias de RAO SOCIAL, SL
Objeto del documento
Establecer las condiciones de acceso y uso correcto del Canal, explicar qué se puede comunicar, cómo se tramitan las informaciones y qué garantías corresponden a la persona informante y a las personas afectadas.
Este documento complementa la Política del Sistema Interno de Información, el Procedimiento de gestión de las comunicaciones, el Código Ético y la Política de Privacidad aplicables. En caso de discrepancia, prevalecerán la normativa vigente y los documentos internos aprobados formalmente por RAO SOCIAL, SL.
1. Objeto y marco normativo
El Canal de Denuncias, al que se accede a través de https://codifosc3.canaletic-test.protecdatus.com, constituye la vía principal de acceso al Sistema Interno de Información de RAO SOCIAL, SL (en adelante, «RAO SOCIAL»). El Canal de Denuncias es, por tanto, una parte del Sistema Interno de Información y no sustituye a la Política del Sistema, al Responsable del Sistema ni al Procedimiento de gestión de las comunicaciones.
Su finalidad es facilitar una vía segura para que las personas que hayan obtenido información en un contexto laboral o profesional puedan comunicar posibles infracciones, con garantías de confidencialidad, protección de datos, independencia en la gestión y prohibición de represalias.
El marco normativo principal de referencia es:
- Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
- Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
- Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016, general de protección de datos (RGPD).
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
- Normativa penal, administrativa, laboral, sectorial y de protección de datos que resulte aplicable a los hechos comunicados.
Terminología
En este documento se utilizan preferentemente las expresiones «persona informante» y «comunicación». La expresión «Canal de Denuncias» se mantiene como denominación divulgativa y comprensible para las personas usuarias.
2. Quién puede utilizar el Canal y qué se puede comunicar
2.1. Personas que pueden informar
Pueden utilizar el Sistema las personas físicas que hayan obtenido información sobre posibles infracciones en un contexto laboral o profesional. Esto incluye, entre otras, personas trabajadoras, autónomas, accionistas o partícipes, miembros de los órganos de administración, dirección o supervisión, personas que trabajen para contratistas, subcontratistas o proveedores, así como personas con una relación ya finalizada, voluntarios, becarios, personas en formación y candidatos en procesos de selección o negociación precontractual.
Las medidas de protección previstas en la Ley 2/2023 se extienden también, cuando proceda, a las siguientes personas:
- los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo a la persona informante;
- las personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios la persona informante, la asistan en el proceso;
- las personas físicas relacionadas con la persona informante que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares; y
- las personas jurídicas para las que trabaje la persona informante, o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que tenga una participación significativa.
RAO SOCIAL podrá admitir otras comunicaciones relacionadas con la ética, el cumplimiento o la normativa interna. Ello no implica, sin embargo, que todas estas comunicaciones queden automáticamente protegidas por el régimen específico de la Ley 2/2023; habrá que valorar su contenido y el ámbito legal aplicable.
2.2. Hechos que pueden ser objeto de comunicación
El Canal está destinado principalmente a comunicar:
- Acciones u omisiones incluidas en el ámbito material de la Ley 2/2023, especialmente determinadas infracciones del Derecho de la Unión Europea.
- Hechos que puedan ser constitutivos de infracción penal.
- Hechos que puedan ser constitutivos de infracción administrativa grave o muy grave, incluidas las que impliquen perjuicio económico para la Hacienda Pública o la Seguridad Social en los términos legales.
- Otros incumplimientos del Código Ético o de la normativa interna que RAO SOCIAL haya decidido canalizar a través del mismo Sistema.
2.3. Comunicaciones que pueden requerir otro canal
Las reclamaciones estrictamente interpersonales, las discrepancias de gestión ordinaria o los conflictos que afecten exclusivamente a intereses particulares no quedan, por regla general, dentro del régimen de protección de la Ley 2/2023. Cuando exista un canal específico de recursos humanos, prevención, acoso, consumo, protección de datos o atención al cliente, la comunicación podrá ser reconducida al procedimiento correspondiente, sin perjuicio de que un análisis del caso determine que los hechos también entran en el ámbito de la Ley 2/2023.
3. Principios de uso: voluntariedad, buena fe y veracidad razonable
El uso del Canal es voluntario. La persona informante no debe aportar pruebas concluyentes para quedar protegida, pero debe tener motivos razonables para pensar que la información es veraz en el momento de comunicarla y que los hechos pueden entrar en el ámbito de protección legal.
Importante
Que una comunicación no pueda acreditarse posteriormente no significa, por sí solo, que sea falsa ni que se haya formulado de mala fe. La protección depende de la razonabilidad y buena fe existentes en el momento de comunicar los hechos.
No queda amparada por la protección legal la comunicación o revelación pública formulada a sabiendas de que la información es falsa. La Ley 2/2023 tipifica esta conducta como infracción muy grave y, cuando la persona responsable es física, prevé multas de 30.001 a 300.000 euros, sin perjuicio de otras responsabilidades que puedan corresponder.
En cuanto a la obtención de la información, la protección legal no exime de responsabilidad cuando la adquisición o el acceso a la información constituya por sí mismo un delito. Tampoco cubre otras actuaciones ajenas a la comunicación que no sean necesarias para revelar una infracción.
La persona informante debe procurar facilitar información concreta, relevante y proporcionada, evitando incorporar datos personales de terceros que no sean necesarios para entender o investigar los hechos.
4. Cómo presentar una comunicación
La comunicación se puede presentar, de forma identificada o anónima, a través del formulario seguro del canal web (https://codifosc3.canaletic-test.protecdatus.com). Cuando el canal lo tenga habilitado, también se puede hacer mediante la locución de un mensaje de voz en el mismo canal o por correo postal a C/BHFUIS FHIS, a la atención del Responsable del Sistema. El anonimato no impide la recepción ni la tramitación de la comunicación.
Cada comunicación presentada por el canal web recibe un código de seguimiento, que se muestra en el momento de enviarla y permite consultar su estado, recibir las respuestas y aportar información adicional sin necesidad de identificarse. Quien quiera comunicar de forma anónima solo tiene que no facilitar datos identificativos; si se presenta por correo postal sin remitente, RAO SOCIAL no podrá ponerse en contacto. RAO SOCIAL no intentará en ningún caso averiguar la identidad de la persona informante anónima.
Cuando la persona informante se identifique, podrá indicar un domicilio, una dirección electrónica u otro lugar seguro a efectos de recibir notificaciones.
Por la misma vía también se pueden formular consultas sobre el uso del Canal o sobre el alcance de la protección de la persona informante. Las consultas no tienen la consideración de comunicación de una infracción.
Si la persona informante solicita una reunión presencial, se aplicarán las garantías previstas legalmente y la reunión deberá facilitarse dentro del plazo máximo de siete días. Si una comunicación verbal se graba o se transcribe, la persona informante será informada previamente y podrá comprobar, rectificar y aceptar la transcripción cuando corresponda.
Recomendación práctica
Conserve el código de seguimiento en un lugar seguro: es la única manera de acceder a su comunicación y no se puede recuperar. No lo comparta con terceros que no deban intervenir en la comunicación.
5. Recepción, investigación y plazos
El Responsable del Sistema (Maria puig) responde de la tramitación diligente de las informaciones y actúa con independencia y autonomía en el ejercicio de sus funciones.
Como reglas generales del procedimiento:
- Se enviará un acuse de recibo dentro de los siete días naturales siguientes a la recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
- Se podrá mantener comunicación con la persona informante y solicitarle información adicional cuando sea necesario.
- El plazo máximo ordinario para dar respuesta a las actuaciones de investigación es de tres meses. En casos de especial complejidad, se puede ampliar hasta un máximo de tres meses adicionales.
- La persona afectada por los hechos será informada y oída en el momento y la forma que permitan preservar el buen fin de la investigación.
- Si los hechos pudieran ser constitutivos de delito, se dará traslado al Ministerio Fiscal; si afectan a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirán a la Fiscalía Europea.
La respuesta a la persona informante no implica necesariamente revelar información reservada sobre investigaciones internas, datos de terceros, medidas disciplinarias o actuaciones que estén sujetas a deberes de confidencialidad.
6. Garantías de la persona informante
El Sistema debe gestionarse de manera segura y con las siguientes garantías:
- Confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercero mencionado, así como de las actuaciones de gestión e investigación.
- Posibilidad de presentar y tramitar comunicaciones anónimas, sin intentar identificar a la persona informante anónima.
- Acceso restringido a las personas legalmente autorizadas y aplicación de medidas técnicas y organizativas de seguridad.
- Independencia, imparcialidad y ausencia de conflictos de interés en la gestión.
- Prohibición de represalias, incluidas las amenazas y tentativas de represalia, cuando concurran las condiciones legales de protección.
La identidad de la persona informante que se haya identificado no se comunicará a la persona a la que se refieren los hechos. Solo podrá revelarse a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora y con las garantías legalmente previstas.
Protección frente a represalias
La protección puede abarcar, entre otros supuestos, despidos o sanciones injustificadas, degradaciones, denegación de ascensos o formación, intimidación, acoso, daño reputacional, inclusión en listas negras, pérdidas económicas o cualquier trato desfavorable motivado por haber comunicado información en las condiciones legalmente protegidas.
7. Derechos y garantías de la persona afectada
La protección de la persona informante es compatible con los derechos de la persona a la que se atribuyen los hechos. Durante la tramitación, la persona afectada conserva el derecho a la presunción de inocencia, el derecho de defensa, a ser oída, al honor y al tratamiento confidencial de sus datos.
La información sobre los hechos debe facilitarse en el momento y la forma adecuados para no comprometer la investigación ni facilitar la ocultación, destrucción o alteración de pruebas. En ningún caso se le revelará la identidad de la persona informante.
8. Canales externos y libertad de elección
La existencia del Canal interno no impide acudir directamente a los canales externos de las autoridades competentes. La Ley 2/2023 prevé el canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI), autoridad administrativa independiente (A.A.I.), así como los canales de las autoridades autonómicas o sectoriales que resulten competentes (en Cataluña, la Oficina Antifraude de Cataluña, en el ámbito de sus competencias) y, cuando corresponda, de las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea. La autoridad de control de referencia es: Oficina Antifrau de Catalunya.
RAO SOCIAL facilitará información clara y accesible sobre estos canales externos dentro de la información pública del Sistema Interno de Información.
9. Protección de datos personales
RAO SOCIAL, SL, como organización que implanta el Sistema Interno de Información, es responsable del tratamiento de los datos personales asociados a las comunicaciones, sin perjuicio de los encargos de tratamiento u otros roles que correspondan a los proveedores tecnológicos según los servicios efectivamente prestados y los contratos formalizados.
Los proveedores que traten datos personales por cuenta de RAO SOCIAL deberán actuar como encargados del tratamiento en los términos del artículo 28 del RGPD y únicamente de acuerdo con instrucciones documentadas, con obligaciones de confidencialidad y seguridad.
El acceso a los datos del Sistema queda limitado, dentro de sus funciones, a las personas legalmente habilitadas, entre las que pueden encontrarse:
- el Responsable del Sistema y la persona que lo gestione directamente;
- la función de recursos humanos o el órgano competente, solo cuando puedan proceder medidas disciplinarias;
- los servicios jurídicos, cuando puedan proceder medidas legales;
- los encargados del tratamiento que se hayan designado;
- el Delegado de Protección de Datos, cuando corresponda.
No deben tratarse datos personales que no sean necesarios para conocer e investigar los hechos. Los datos innecesarios deben suprimirse sin dilación y se aplicarán las reglas específicas previstas legalmente para las categorías especiales de datos.
Los datos solo se conservarán dentro del sistema de recepción durante el tiempo imprescindible para decidir si se inicia una investigación. Si transcurren tres meses desde la recepción sin que se hayan iniciado actuaciones de investigación, deberán suprimirse del sistema, salvo para conservar evidencia anonimizada de su funcionamiento. Los datos de las investigaciones iniciadas podrán conservarse fuera del sistema durante el tiempo necesario y proporcionado, y el libro-registro no podrá conservar datos personales por un período superior a diez años.
La información completa sobre finalidades, bases jurídicas, destinatarios, conservación y ejercicio de derechos consta en la Política de Privacidad del Sistema Interno de Información de RAO SOCIAL, SL.
10. Titularidad y soporte técnico del software
El Canal funciona con el software libre GlobaLeaks, desplegado y mantenido por PROTECDATUS Consultors, SL, que presta el soporte técnico del Canal y actúa como encargada del tratamiento por cuenta de RAO SOCIAL, SL.
RAO SOCIAL mantendrá actualizada esta información en caso de cambio de proveedor, plataforma o servicio de soporte.
11. Cookies, seguridad y disponibilidad del portal
El portal no utiliza cookies. Si en el futuro se incorporasen cookies o tecnologías similares que requirieran información o consentimiento, RAO SOCIAL actualizará este aviso antes de utilizarlas.
RAO SOCIAL y sus proveedores aplicarán las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, sin que ello permita garantizar una disponibilidad absoluta e ininterrumpida ante incidencias técnicas, mantenimientos o causas de fuerza mayor.
12. Aceptación, actualización y prevalencia
El acceso y uso del Canal implica que la persona usuaria ha tenido la posibilidad de conocer estas condiciones. Estas condiciones no pueden limitar los derechos y garantías reconocidos por la Ley 2/2023, el RGPD o el resto de la normativa aplicable.
RAO SOCIAL podrá actualizar este documento para adaptarlo a cambios normativos, criterios de las autoridades competentes, modificaciones del Procedimiento de gestión o cambios técnicos de la plataforma. La versión vigente deberá estar identificada y ser fácilmente accesible desde el Canal.
Control de versiones
| Implantación | 8 de octubre de 2026 |
| Última revisión de la documentación | 8 de octubre de 2026 |
Este documento tiene finalidad informativa y divulgativa y no constituye asesoramiento jurídico individualizado. Estas condiciones no pueden limitar los derechos y garantías reconocidos por la Ley 2/2023, el RGPD o el resto de la normativa aplicable. La versión vigente estará identificada y será accesible desde el Canal.